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【No.WD0007】Wordで年賀状の宛名印刷がしたい

FAQ

【No.WD0007】Wordで年賀状の宛名印刷がしたい

公開日:2014年12月24日
最終更新日:2015年01月19日


Q.年賀状の宛名印刷をWordとExcelを使って行いたい。

A.Wordの「差し込み文書」機能には「はがき宛名面印刷ウィザード」があります。住所録データはExcelで用意します。新規で作成するか、既存の住所録データも利用可能です。

※例ではWord2010、Excel2010を利用しています。

【既存の住所録データを利用する場合の準備】

既にExcelで住所録データを管理している場合、1行目は宛名に差し込むフィールド名(項目名)を記入しておくとよいでしょう。

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また、複数シートがある場合はシート名も確認しておきます。

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1.Wordを新規で起動し、[差し込み文書]タブの「はがき印刷」から「宛名面の作成」をクリックします。

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2.「はがき宛名面印刷ウィザード」が始まります。指示に従って「次へ」進みます。

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■新しく作成する場合

「標準の住所録ファイル」を選択し、「Microsoft Excel」を選びます。

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「次へ」進むと、ファイルのシートを選択します。ここでは新規なので「Sheet1$」で良いでしょう。

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■既にある住所録を使用する場合

「既存の住所録ファイル」を選択し、「参照…」ボタンでファイルを指定します。

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「次へ」進むと、選択したExcelファイルのシート名が表示されます。使用するシート名を選択して「OK」をクリックします。

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これで設定は終了です。「完了」をクリックしてください。

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3.ウィザードが終わったら、住所録データの調整を行います。

■「標準の住所録ファイル」を選んだ場合

住所データを登録します。一度Wordを保存して閉じてください。[ドキュメント]フォルダ-[My Data Sources]フォルダにある「Address20.xlsx」が標準の住所録ファイルです。

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ファイルを開き、住所データを追加入力していきます。1行目のタイトルはそのままで、2行目から追加していきます。

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■「既存の住所ファイル」を選んだ場合

[フィールドの対応]が必要です。[差し込み印刷」タブから「フィールドの対応]をクリックし、はがきのフィールドと住所録のフィールドを対応させてください。

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4.これでExcelの住所録データがWordの宛名として反映されています。大きさや位置を微調整し体裁を整えてください。

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5.印刷は、[はがき宛名面印刷]タブから行います。「表示中のはがきを印刷」または「すべて印刷」をクリックし、プリンター名、ページを確認して印刷を行います。

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※連名の配置や、住所文字数の関係でうまくレイアウトできない場合もあります。1枚ずつ確認しながら調整を行って見てください。

 

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