株式会社アステム -OA機器販売、ネットワークシステムコンサルタント-

FAQ

FAQ

【No.HB0021】見積をコピーしたい。

Q.登録済みの見積伝票をコピーしたい。

A.登録済みの見積伝票と同じ内容の見積伝票を新規に作成できます。

1.見積日付と見積番号を取得し、かがみ設定ダイアログを表示します。F2[見積コピー]をクリックします。

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2.「見積一覧表示」画面からコピーしたい見積伝票を選択します。コピーは伝票単位で行われます。

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3.選択した見積伝票が新規見積伝票としてコピーされます。

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【見積一覧の条件設定】

見積一覧表示画面はF8[条件]から絞り込むことができます。

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また、あらかじめF11[形式]で「一覧表示前に条件設定」が「する」に指定されている場合は、条件設定が先に開きます。「一覧条件にユーザー初期設定」が「する」に指定されている場合は、現在のユーザーが1件選択された状態に設定されています。

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【No.KY0020】社員登録で必要な項目のみの一覧表を出力したい。

Q.[社員登録・修正]で必要な項目だけの一覧表を印刷したり、Excel出力したい。

A.任意の項目を選んで、保存しておくことができます。(10パターンまで)

1.[社員登録・修正]を開き、F2[出力]をクリックし「社員マスター確認表」画面を表示します。

「ファイル指定」リストから使用していない番号を選択し、Enterキーを押すと「個別出力項目選択」画面が表示されます。

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2.「名称」をつけ、「分類」を切り替えて必要な項目を選択していきます。

「名称」に作成する帳票名(例:住所録)を入力します。項目は「分類」を切り替えると「項目一覧」に属する項目名が表示されますので、出力したい項目を選択し、中央の「追加(C)≫」をクリックして、「選択内容」に移動させます。選択が終わったら「OK」をクリックして画面を閉じます。

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4.「社員マスター確認表」に戻ると「項目選択」に選択した項目の数が表示されています。

項目選択をやり直す場合は、「項目選択」欄にカーソルを置くと、F5[項目選択]ボタンが表示されますのでクリックして確認します。

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5.F11[プレビュー]ボタンで印刷イメージを画面表示して用紙や向きを確認し、F12[印刷」ボタンで印刷します。または「ファイル出力」ボタンをクリックしてExcel出力します。

【印刷プレビュー】

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【Excel出力時】

出力タイプで「Excel出力」を選択し、出力ファイル名でファイル出力先とExcelファイル名を入力します。※拡張子(.xls)は削除しないでください。

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【No.KY0019】源泉徴収票を印刷したい

Q.源泉徴収票を印刷したい。

A.給与大臣では、源泉徴収票および給与支払報告書(個人明細書)の印刷ができます。

1.[年末調整]-[源泉徴収票発行]を開きます。

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2.F2[出力]をクリックして「印刷範囲指定」の画面を表示し、印刷したい社員、出力条件などを設定します。

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3.印刷内容で[源泉徴収票]か[給与支払い報告書(個人明細書)]かを選択します。[両方]は「源泉徴収票汎用紙」を選択したときのみ選択可能です。F3[詳細設定]では印刷する用紙の設定、余白の調整が可能です。

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印刷可能な用紙は次の通りです。
  • 1:源泉徴収票(KY-363) … シリアルプリンター用(平成27年度以前)
  • 2:源泉徴収票(KY-364)ページ … ページプリンター用(平成27年度以前)
  • 7:源泉徴収票汎用紙 … 1人分の記載事項をA4汎用紙2枚に出力します。平成27年度までは、1人分の記載事項をA4汎用紙1枚に出力します。
  • 8:源泉徴収票汎用紙(受給者分のみ)… 1人分の記載事項をA4汎用紙1枚の半分(A5相当)に出力します。
  • 9:源泉徴収票(KY-463)… シリアルプリンター用(平成28年度以降)
  • 10:源泉徴収票(KY-464)ページ… ページプリンター用(平成28年度以降)

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F6[形式]では摘要欄、印字の有無などの細かな設定ができます。

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【No.HB0020】カナ検索を名称でするには?

Q.得意先や商品を検索する時の検索項目を変更したい。

A.検索項目はカナ、名称、コード、住所、TELなどで行うことができます。

■検索時に一時的に切り替える

得意先(仕入先)の場合は、カナ、コード、名称1・2、住所1・2、TELで検索を行うことが出来ます。

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商品の場合は、カナ、コード、名称1~5で行うことが出来ます。

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■初期値を変更する

[初期設定]-[環境設定]から「カナ検索設定」を開きます。

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マスタごとに検索項目を設定することができます。

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【No.DA0018】データコピーと共用データコピーの違いは?

Q.「データコピー」と「共用データ作成」との違いは?

A.どちらもデータのバックアップを取るものですが、状況に応じて使い分けを行います。

■データコピー

フォルダ名:BACKxxxx.zzz(xxxx:会社コード、zzz:データコード)

[作業終了]時に「○○大臣を終了します。データコピーを行いますか?」のメッセージが表示され「はい」に進んでバックアップを取る方法です。こちらで手順をご確認頂けます

長所 短所

データコピー、復旧を短時間で行います。
別バージョンに復旧できます。(例:大臣2008で作成したデータコピーを大臣NXでも復旧ができます。)
復旧先のデータベースのバージョンが異なると復旧ができません。(例:SQL2008で作成したデータコピーをSQL2005では復旧できません。)
スタンドアロン版、ピアツーピア版、LAN版間での復旧ができません。(ただし、データベースのバージョンが同じ場合復旧できる場合もあります。)

【用途例】
  • 日々のバックアップ
  • 同じパソコンの別ドライブへのデータ移動

■共用データ作成

フォルダ名:BINBxxxx.zzz(xxxx:会社コード、zzzデータコード)

[メインメニュー]-[特殊処理]または[データ入出力]の「共用データ作成」でバックアップを取る方法です。手順はデータコピーの取り方と同じです。

長所 短所

復旧先のデータベースのバージョンが異なる場合でも復旧できます。(例:SQL2008で作成した共用データをSQL2005で復旧できます。)
バックアップデータの容量が小さいため空き容量が少なくても保存ができます。
共用データ作成、復旧にかかる時間がデータコピーよりも長くかかります。
大臣の別バージョンに復旧できません。(大臣2008で作成した共用データを大臣NXでは復旧できません。)

【用途例】
  • 別のパソコンにデータを移動する。
  • 大臣をグレードアップする(スタンドアロン版→ピアツーピア版など)

 

★バージョン確認方法

大臣バージョン確認方法はこちらをご覧ください。

SQLのバージョンは[スタートメニュー]の[すべてのプログラム]で確認ができます。こちらは「SQL2008R2」となります。

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【No.HB0019】「主担当者」と「担当者」の違いは?

Q.得意先・仕入先マスタの「主担当者」と各伝票にある「担当者」の違いは何ですか?

A.「主担当者」を指定した場合は各マスタに登録されている担当者で集計・抽出を行います。「担当者」を指定した場合は伝票入力時に登録した担当者で集計・抽出を行います。

【得意先マスタ】

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【売上伝票】

初期値は「主担当者」ですが、変更することができます。

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【各帳票のF8[条件]】

「担当者」と「主担当者」どちらで抽出するか条件を設定します。

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【担当者月報】

F7[帳票設定]で集計方法が設定できます。

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※「担当者台帳」「予算実績表」「推移表」等は「担当者」で集計・分析を行います。

 

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【No.DA0017】バックアップ先をGoogleドライブにしたい

Q.大臣シリーズのバックアップをGoogleドライブに取りたい。

A.大臣シリーズのバックアップ先に、GoogleドライブやOneDriveなどのオンラインストレージサービス(いわゆるクラウド)を利用することが可能です。

【注意】

  • オンラインストレージサービスの仕様により、バックアップ先に指定できない場合があります。その場合は任意の場所にバックアップを作成後、コピーを取ってクラウド先に保存するなどの手順となります。
  • 同期フォルダを共有したり、共有のGoogleアカウントを利用したGoogleドライブ上には保存なさらないでください。
  • クラウド上をバックアップ先として利用する方法をご説明しますが、安全性を保証ないしクラウドサービスを使った運用を推奨するものではありません。データの安全性の管理・セキュリティ管理は自己責任でお願いいたします。

例:Googleドライブを指定する手順です。他のサービスの場合は読み替えてください。Googleドライブの概要

1.[作業終了]をクリックし、「・・・データコピーを行いますか?」のメッセージで「はい」をクリックします。

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2.コピー先を変更します。リストボックスのタイトルが「コピー先ドライブ」になっている場合は[指定変更]ボタンをクリックし、「コピー先フォルダ」に変更してください。「フォルダ選択」ボタンをクリックします。

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3.Googleドライブのフォルダを選択します。Googleドライブがデフォルトで同期するローカルフォルダは、ユーザープロファイルフォルダー直下となります。

例:「C:\Users\ユーザー名\Google ドライブ」

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4.指定したフォルダのパスが表示されます。「OK」をクリックします。

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5.フォルダ指定ができたら「OK」ボタンをクリックしてバックアップを開始します。

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以上です。

 

 Googleドライブの同期フォルダ内にバックアップフォルダが作成されていることを確認します。

複数の大臣シリーズをお使いの場合は、バックアップフォルダ名が重複して上書きすることもありますので、あらかじめ「販売大臣」等のフォルダを作成し、その中に保存するとよいでしょう。

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【No.HB0018】入力桁数を変更したい。

Q.商品名、数量、金額等の桁数を変更したい。

A.マスター設定、伝票項目設定、レイアウトエディタで調整を行います。

■マスター設定を変更する

[初期設定]-[自社データ設定]を開き、「マスター設定」タブに移動します。《名称文字数》をそれぞれ変更します。

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■伝票項目設定を変更する

[初期設定]-[伝票項目設定]を開き、「項目選択」から目的の伝票を選択後、F12[設定終了]で呼び出します。

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「入力桁」爛の桁数を変更します。

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■レイアウトエディタを変更する

[レイアウトエディタ]を起動し、帳票種を選択後、目的のレイアウトを開きます。

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入力桁数を変更した項目をクリックして選択し、印字数を変更します。

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【No.DA0016】電卓機能を使いたい。

Q.大臣シリーズで電卓機能を使いたい。

A.数値や金額を入力する場合、電卓ボタンが表示されます。電卓はキーボードのキーが割り当てられています。

数値入力時に電卓ボタンが表示されます。マウスでクリックするかスペースキーを押します。

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電卓をキーボードで操作する場合、以下のキーが割り当てられています。

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「C」(クリアオール)・・・『HOME』
「CE」(クリア・イコール)・・・『END』
「税込」・・・『PgUp』(Page Up)
「税抜」・・・『PgDn』(Page Down)
「000」・・・『,』(カンマ)
」・・・『Enter』
「÷」・・・『 / 』(スラッシュ)
「×」・・・『 * 』(アスタリスク)

★電卓の端数処理と消費税率の設定を変えるには、タイトルバー左端のマークをクリックし、「端数処理設定」をクリックします。

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【No.KY0018】データ入力時の「対象者判定ダイアログ」を表示させない

Q.給与データ入力時に「対象者判定ダイアログ」を出さないようにしたい。

A.データ選択画面で「データ選択後、チェックを行う」のチェックを外します。

↓「対象者判定ダイアログ」

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[メインメニュー]-[11.データ選択]を選択時の画面で「データ選択後、チェックを行う」のチェックを外します。

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また「対象者判定ダイアログ」でチェックを行う項目は、データ選択画面の「詳細設定(F10) 」で設定できます。

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F11「対象者判定」ボタンで呼び出すこともできます。

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